中国人民大学信息资源管理学院
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元数据管理

       电子文件元数据管理的范围比较广,涉及电子文件的内容,结构,背景以及整个管理过程的描述信息。在文件生命周期中接触电子文件及其元数据的人员比较多,因此,承担元数据管理工作职责的人员也很多。从来源来看,包括机关内部人员和外部人员,其中内部人员包括文件形成者,文件,档案管理人员,信息技术人员,主管领导等,外部人员可能来自提供系统服务的第三方,接收文件移交的档案馆等。合理的分工是顺利实现元数据管理的组织保障。在分配元数据管理职责时,应尽量利用这些人员的专业背景,让其承担与其本职工作相关的元数据管理工作,并加强其沟通和协作,尽可能满足专业化和协作化相结合的要求。

       元数据管理分为文件形成机构的元数据管理和文件保存机构的元数据管理。元数据管理包括两个层次的内容:形成,捕获和管理元数据,以及制定,实施,维护和管理元数据规则及元数据结构。我们将前者称为元数据管理的业务层,将后者称为元数据管理的支撑层。业务层是元数据管理的主体部分,支撑层则是其基础部分。没有详尽合理的规则设计和结构设计,元数据的形成,捕获,利用,维护和监控就没有科学统一的依据,元数据管理的成效也就无法得到保障。无论是业务层还是支撑层,都有和文件形成机构元数据管理工作交接的部分,且该部分是文件保存元数据工作的起点。

       文件形成机构的元数据管理流程:(1)元数据的形成:在电子文件的形成系统和管理系统中,有三种生成元数据值的方式:第一,系统自动生成;第二,人工编制,有形成,管理文件的人员填制而成;第三,人工选择,即系统以下拉菜单等形式提供几个备选值,由相关人员根据具体情况决定取哪一个。(2)元数据的捕获:文件管理元数据的捕获和其形成同步,有三类时间节点:第一,在文件形成过程中,由业务系统实时捕获描述文件内容,结构和背景的元数据。第二,ERMS在捕获电子文件的同时,捕获由业务系统产生的元数据,以及描述捕获行为的元数据。第三,在ERMS管理电子文件的过程中,持续捕获描述文件管理过程的元数据。(3)元数据的存储和维护:采用集中式或者分布式的存储方式,采取恰当的措施,包括权限控制,防篡改,备份等措施,维护元数据的真实,完整,可用和安全,并始终维护元数据和电子文件之间的有效关联。(4)元数据的利用:要建立严格的授权机制,有权进行元数据利用的的人员应该仅限于被授权人员,同时应按照有关利用制度来对元数据利用进行管理。(5)元数据的处置:当电子文件被销毁后,描述电子文件基本信息的元数据应该被保存下来。当电子文件被移交时,应要求将元数据与电子文件一起移交。(6)元数据管理过程的监控:文件,档案管理人员应借助一定的工具,对元数据的形成捕获,存储,利用,处置工作进行监控。

       文件保存机构的元数据管理流程:(1)元数据的接收:电子文件形成机构按照移交规范的要求,将电子文件及其元数据以提交信息包的形式移交给保存机构。(2)元数据的追加:为了便于长期保存电子文件和提供利用服务,对电子文件的部分元数据进行补录,自动获取,并追加到电子文件数据库中。(3)元数据的存储和维护:电子文件长期保存系统应按照预设的格式,采用封装或非封装的方式将电子文件和相关元数据转换成档案信息予以保存。(4)元数据的利用:电子文件长期保存系统能够提供常见元数据的多类型检索服务,如简单检索,高级检索等。(5)元数据的处置:当长期文件保管到期时,在处置电子文件的同时,需要对其元数据也开展恰当的处置。当电子文件被销毁后,描述电子文件基本信息的元数据应该被保存下来。当电子文件被续存时,系统应在保留其原有元数据的同时增加描述续存过程的元数据。(6)元数据管理过程的监控:文件保存机构的管理人员,对元数据的接收,追加,存储,利用,处置工作进行监控。


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