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电子文件管理系统通用功能要求

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标准号编辑本段

GB/T 29194-2012

英文标准名称编辑本段

General functional requirements for electronic records management syetem

标准状态编辑本段

现行

发布单位和日期编辑本段

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会2012年12月31日发布

实施日期编辑本段

2013年6月1日

编制目的编辑本段

       电子文件(ElectronicRecords)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)是应用于电子文件形成单位,旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。
       为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同类标准,结合我国电子文件管理实际,制定本标准。

适用范围编辑本段

       本标准规定了电子文件管理系统(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)通用的功能性要求,不包括系统设计和实施的具体要求,不规定实现系统功能的平台和具体技术,不规定详细的实施细则,也不规定系统测试相关事项。
       本标准适用于机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设、使用和评估,适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动。

主要内容编辑本段

《电子文件管理系统通用功能要求》分为六个部分:范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、基本功能要求和可选功能要求。
标准原文可访问国家标准化管理委员会网站获取,网址如下:http://www.gb688.cn/bzgk/gb/newGbInfo?hcno=5E16F5E6762DA799CCB9E0C675B6D729

图1 《电子文件管理系统通用功能要求》条款编制要点
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图2 《电子文件管理系统通用功能要求》文件信息模型
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图3 《电子文件管理系统通用功能要求》功能架构
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实施要求建议编辑本段

具体的措施和要求需要多部门通力合作。
(1)标准主管部门需要建立相应的长效维护机制,以促使功能要求规范满足实际需要,表达更为清晰完整,内容逐步丰富完善。
(2)业务指导部门基于《要求》逐步建设完善配套规范体系,以保障ERMS功能的完整实现与可持续管理。这是由于功能需求规范普遍体量较大,同时很多具体功能的实现涉及大量外部规范的支撑与配合。
(3)实施机构应建立适于电子文件管理系统运行的业务规范和系统管理环境,保证功能要求的顺利实现,在具体管理活动中还需要灵活使用《要求》,从而有效支撑ERMS的设计与开发。

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