中国人民大学信息资源管理学院
电子文件管理百科  > 所属分类  >  名词术语   
[0] 评论[1] 编辑

原生性电子文件

目录

英文编辑本段

Born-digital records

定义编辑本段

电子文件管理教材中的定义

在计算机系统中直接生成的数字信息文件。

技术环境

个人计算机、过程控制计算机和各种形式的网络环境等。

信息输入方式

键盘录入、语音录入、书写录入、音视频设备录入、传感设备自动采集等。

原生性电子文件和转化型电子文件的关系编辑本段

从电子文件含义角度分析  

一般认为, 电子文件是在数字环境中生成 (创建或接收) 并存储的文件。这个定义主要包括“数字环境中生成”及“文件”两方面。

原生性电子文件是指文件在形成之初就是在电子环境下生成,不是在文件的某个处理环节进入电子环境, 不是单纯地用技术手段改变其表现形态,是对文件形成单位某项业务活动的直接真实记录。

转化型电子文件有两种情况。第一类情况是在文件运行处理之前,为了支持文件在机构办公系统中的自动流转而进行的数字化转换,例如,对于外来纸质文件收到后即进行数字化并进入文件处理程序,这种数字化文件在收文单位几乎与原生电子文件具有相同的处理过程和元数据,虽然文件生成方面的元数据可能不完整,但可以说具有与原生电子文件相同的大部分属性,应被纳入电子文件管理。

第二类情况是在纸质文件归档之后,档案室或档案馆通过扫描得到数字副本,这种数字化文本既无文件生成过程的元数据,也因未经历文件处理而没有处理过程元数据,通常被作为纸质档案(或缩微胶片)的数字副本保存和使用。

从电子文件构成要素的角度分析

电子文件由内容结构背景信息三要素构成。电子文件这三要素缺一不可, 要保证电子文件的信息完整就必须要保证这三要素的齐全, 尤其是背景信息更被称为管理电子文件“不可或缺的元素”。

原生性电子文件的三要素通常是分别存在的, 其中电子文件的背景信息和结构多通过元数据表现出来。

第一类转化型电子文件具备电子文件的三要素:内容与原纸质文件一致, 即文本中包含了作者的真实意图;通过技术手段可以使信息表达方式与原纸质文件保持一致;由于较早进入电子环境, 元数据完整, 这类数字化的文本可以保留齐全的背景信息。

第二类转化型电子文件即使可以做到纸质文件的原文原貌数字化, 其背景信息也是不完整的, 因为电子文件的背景信息要在文件运转、保存过程中随时生成和捕获, 电子文件背景信息的收集应在文件形成时就开始着手, 而这类数字化文本进入电子环境时已错过了文件前期背景信息收集的时间, 这类数字化文本由于进入电子环境较晚会造成纸质文件数字化以前的相关信息缺失。

从电子文件管理的角度分析

我国对电子文件的管理起步不久, 电子文件的管理以独立行使职能作为目标, 即建立独立的电子文件管理系统, 不再把电子文件作为纸质文件的附属物。为了确保电子文件的真实性、完整性、有效性, 电子文件的管理强调全程管理前端控制的管理原则。电子文件管理还要求电子文件具有完备的元数据体系, 这要求电子文件管理不仅要注意对文件信息的管理还应注意对元数据信息的管理。

第一类转化型电子文件在纸质文件进入文件处理流程的开始就进入电子环境, 能够统筹管理文件生命周期的各个阶段, 也可以控制到文件形成之初的相关数据, 即可以依据全程管理、前端控制的原则对其进行管理, 有利于建立独立的电子文件管理系统。

第二类转化型电子文件不是前端控制的产物, 也不能对其进行全程管理, 因为这类数字化文本的数字化时间较晚, 造成了原来纸质文件的很多属性和要求无法在电子文件管理系统中进行控制和实现, 这些数字化文本的很多“前端”信息只能在原纸质文件中找到, 这类数字化文本的“全程”需要附加上纸质文件的相关阶段才能完整, 所以, 这类数字化文本不符合电子文件管理原则, 不能独立地为电子文件的管理提供完整的信息, 这不利于构建独立的电子文件管理系统。

附件列表


0

词条内容仅供参考,如果您需要解决具体问题
(尤其在法律、医学等领域),建议您咨询相关领域专业人士。

如果您认为本词条还有待完善,请 编辑

上一篇 视频文件    下一篇 音频文件

标签

参考资料

[1].  冯惠玲 刘越男等.电子文件管理教程[M]. 北京:中国人民大学出版社, 2017. 10-11.   
[2].  冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究,2019(01):88-94.   
[3].  Guidelines for information management-Library and Archives Canada[EB/OL].[2018-12-06].   http://www.baclac.gc.ca/eng/services/government-information-resources/guidelines/Pages/introduction.aspx
[4].  安芳.给纸质文件的数字化文本定位——兼论纸质文件的数字化文本是否属于电子文件[J].档案时空,2013(10):16-18.   

同义词

暂无同义词