中国人民大学信息资源管理学院
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电子文件管理百科编写规范

目录

词条的概念编辑本段


词条是电子文件管理百科的基本知识单元。词条由词条名称、正文、标签、参考资料组成。词条目录、摘要由百科平台根据文本格式自动生成。
电子文件管理百科的词条应当满足以下所有要求:
(1)    是已形成的固定概念、或对应明确的知识主题的词语;
(2)    与电子文件管理相关。

词条的组成编辑本段


名称


名称是能够准确概括词条内容的术语和通用的词或固化了的名词性词组,是所选词条的标引词或词组。电子文件管理百科要求使用中文名词性词组作为名称。
名称的设计应符合以下要求:
(1)    选定的词或词组要能概括或代表所述的概念或知识主题;
(2)    是正确的、规范的、简要的词或词组。

正文


编写者在正文部分对词条展开具体陈述。正文可包括英文、定义和其它基本事实。各类型正文有所不同,编写者可自行定义,具体情况可视词条的性质和知识内容有所减略或调整。
正文的设计应符合以下要求:
(1)正文按照各类型正文建议(见2.3)书写,要合理安排层次结构,做到由浅入深、深入浅出;
(2)正文应具有科学性、知识性,编写者应当甄选、参照可信的来源;
(3)正文应当采用通行的学术观点,同时客观介绍其他不同的、重要的见解;
(4)正文主要用现代汉语撰写,做到结构清晰、条理清楚、叙述紧凑、文字精练;
(5)正文中如有与其它词条相关联的部分,建议通过添加超链接的方式将其关联到其他词条。

1.    名词术语类
名词术语类词条对电子文件管理相关的名词术语进行描述和介绍,例如“电子文件”。推荐的编写内容和顺序如下:
    英文(一级标题)
    定义(一级标题)(如果定义很多,也可以设二级标题)
    相关知识点(一级标题)
    细分知识点(二级标题)
英文部分应采用广泛认可的表示,可以空缺,不要生造。如果有多种译法,可以用“;”(半角符号)作为分隔符。
定义部分介绍词条的概念解释,如果定义较多,选择主要的、有影响力的定义。可以包括国内定义和国外定义,需要具体说明定义来源,如“**档案学经典教材的定义”“**标准的定义”“来自美国国防部(DoD)的定义”的形式。
相关知识点部分,可以根据需要灵活设置标题,可能包括但不限于背景、历史、类型、特点、意义等。

2.    政策法规类
政策法规类词条对电子文件管理相关的法律法规、规章制度、标准规范进行描述和介绍,例如“电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T 18894-2016)”。
推荐按照制定机关、制定目的、适用范围、基本内容、生效时间、意义等方面编写。对于全文免费公开的政策法规,可以将文本作为词条的一个部分加以发布(类似于附录)。。

3.    机构人物类
机构人物类词条介绍本领域的重要学术机构和人物,例如“中国人民大学电子文件管理研究中心”。推荐按照机构简介、人物简历的格式进行编写。

4.    活动事件类
活动事件类词条介绍本领域的重要活动和事件,例如“中国电子文件管理论坛”。推荐围绕时间、地点、主体、背景、过程、影响进行介绍。
对于系列事件,应注明具体时间,如“第四届中国电子文件管理论坛”、“国际档案理事会(ICA) 2019年会”。

5.    教材著作类
教材著作类词条介绍本领域的重要教材和著作,例如“电子文件管理教程”。推荐围绕作者或编者、基本内容、发行方、发行时间、影响进行介绍。


标签


编写者可以添加一个或多个标签来描述词条的所属领域或属性,例如为词条“真实性”添加标签“电子文件”。
词条首字母(词条首字对应的拼音字母)在创建词条时自动生成,用来帮助用户进行“按首字母查询”。标签部分的设置词条首字母可以修改词条首字母。

参考资料


编写者可以在参考资料部分注明编写词条时有具体文字来源的所有文献。参考资料的序号由系统自动生成,参考资料按如下格式编写。
著作
余敏.出版集团研究.北京:中国书籍出版社,2001:179-193.
PIGGOT T M. The cataloguer’s way through AACR2:from document receipt to document retrieval.London:The Library Association,1990.
期刊
李晓东,张庆红,叶瑾琳.气候学研究的若干理论问题.北京大学学报:自然科学版,1999,35(1):101-106.
CAPLAN P. Cataloging internet resource. The Public Access Computer Systems Review,1993,4(2):61-66.

同义词


编写者可以在同义词部分指明当前词条的同义词。比如词条“OAIS”的同义词有“开放档案信息系统”。

相关评论


注册用户可以在相关评论部分对词条的专业表述提出质疑、建议、评价,不应表达与词条无关、与本领域无关的内容。

格式要求编辑本段


层次设置


编写者视具体情况为词条设置层次。一般来说,短词条不设置层次标题,长词条应设置层次标题。
层次标题应遵从主语承前省略的原则。比如“电子文件管理”中的某一级标题不应称为“电子文件管理原则”,而应称为“原则”。
平台提供两级目录。在二级目录下可以继续采用阿拉伯数字接圆点、阿拉伯数字加圆括号的方式继续分层。中文表述中应采用圆角输入。示例如下:

        1. 示例1
(1)阶段1
(2)阶段2
        2. 示例2
(1)阶段1
(2)阶段2

正文部分默认为正文格式。在添加标题的时候,点击“一级目录”或“二级目录”后键入标题即可生成标题。
键入标题时无须手工指定章节序号,系统将自动添加,并生成目录。
不建议大篇幅修改默认格式。在必要的情况下可以修改,如加粗个别文字。

中英文表述


电子文件管理百科主要使用中文编写。
在必要的情况下可以使用英文词语、短语作为词条名称,具体包括:
(1)    政策法规类中,国际法律、制度、标准的简称,如ISO 15489;
(2)    机构人物类中,国际机构的简称、外国人名,如ICA;
(3)    活动事件类中,国际学术会议简称、国际项目的名称和简称,如DoD;
(4)    教材著作类中,国外教材著作名称(注意使用斜体),如Records Management。
名词术语类词条不应用英文词语、短语作为名称,建议选择对应的中文词语、短语。使用英文词语、短语作为名称时,开头的“the”应省略。
在必要的情况下可以在正文中使用英文,具体要求如下:
(1)    外国人名可以直接用英文,注意把名置于姓之前,之间不使用逗号,如Luciana Duranti;
(2)    在中文部分涉及英文词语、短语时,建议采用“中文(英文,英文缩写)”的格式,如“开放档案信息系统(Open Archival Information System, OAIS)”。英文单词中实词的首字母大写,虚词(介词冠词)小写。英文缩写也可以省略。
(3)    在为了追求原汁原味的表达而大段引用英文表达时,建议把英文表达的所有段落放在中文译文的所有段落之后。
(4)    中文表达中均采用全角符号,英文表达中均采用半角符号。

图表及多媒体


编写者在必要的情况下可以在正文恰当的部分插入图、表、多媒体,注意插入的图、表、多媒体中的内容应与文字部分保持一致。
在插入图的同时,在“图片描述[必填]”中键入图片名称。在插入表格后,在表格上方键入表格名称。相关名称末尾不用句号。
插入非原创性图、表、多媒体资料时,需要明确出处。


附件列表


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词条内容仅供参考,如果您需要解决具体问题
(尤其在法律、医学等领域),建议您咨询相关领域专业人士。

如果您认为本词条还有待完善,请 编辑

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同义词

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