中国人民大学信息资源管理学院
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电子文件生命周期

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Electronic Records Lifecycle

概要性介绍编辑本段

      文件档案)管理领域,生命周期(life cycle)是指“文件从生成或接收到最终处置的生命历程”[1] 。电子文件生命周期作为文件生命周期在数字时代的修正和发展,亦遵循该定义。尽管各个国家、不同时期对文件生命周期的阶段划分标准有着不同的认知,但共性在于任何地方的文件生命周期都包括过程(progression)、顺序(sequence)、开端(beginning)和结束(end)[2] ,即电子文件生命周期包括从电子文件生成或接收到最终处置的一系列带有顺序性的活动,具有鲜明的过程性特征。同时,它也是前端控制全程管理原则得以确立的基础和前提,并因此成为电子文件管理领域的基础理论之一。

理论发展历程编辑本段

      电子文件诞生之前,文件生命周期的划分通常有两种标准。第一种是根据使用频率进行划分,分为现行文件、半现行文件和非现行文件;第二种是根据保管场所的不同进行划分,分为文件管理阶段(包括生成或接收、分类立卷保管或使用、处置)和档案阶段(包括挑选或收集、整理或著录保存、参考与利用[2] 。其中,前者在中国的接受度较高,并被具体阐述为以下三点,第一,文件从其形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程;第二,文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段;第三,不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系[3]

随着电子文件时代的到来,对既有的文件生命周期理论造成了冲击与挑战,具体表现在以下三个方面:第一,纸质文件从生成到处置的直线式运动过程已难以适用于电子文件;第二,电子文件生命周期的阶段划分不同于纸质文件;第三,文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值与相关因素的对应关系不再适用于电子文件[4]文件生命周期文件运动过程及其规律的揭示以及整体性、联系性的理念对于电子文件管理仍然具有指导意义,因此,只要对既有理论做出适当的调整和修正,即可应对电子文件的挑战。修正后的电子文件生命周期的基本思想如下:

  第一,电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的、不可割裂的运动过程;第二,这一过程可以根据电子文件的功能、效用和价值的变化划分为若干阶段(如现行期、半现行期、非现行期),对不同阶段的管理需求应该统筹设计和实现;第三,电子文件在每一阶段因其特定的功能、效用和价值形态而具有不同的价值主体和价值实现方式,但电子文件运动的阶段性与其物理位置、保存场所没有必然的对应的关系;第四,电子文件管理功能通过管理电子文件的系统实现,不同阶段的管理需求通过相应的管理功能实现,因此电子文件生命周期全程的管理和监控过措施应该向前延伸到电子文件系统的设计之中。[5]

电子文件生命周期阶段划分的代表性观点编辑本段

在中外档案界有关电子文件生命周期的探讨中,争议最大的就是划分电子文件生命周期各阶段的标准,也就是如何划分电子文件生命周期各阶段的问题。其中,比较有代表性的观点包括以下几种:

以国际档案理事会(ICA)为代表的“三分法”

国际档案理事会(ICA)于1997年发布的《基于档案视角的电子文件管理指南》将电子文件生命周期划分为三个阶段,即“概念阶段”“生成阶段”和“保管阶段”(包括保存和使用)。其中,“概念阶段”是指电子信息系统的设计、开发与实施;“生成阶段”是指根据需要生成充分和可靠的文件,并由设计良好的文件管理系统予以捕获;“保管阶段”是指电子文件生成之后的整个生命周期,包括出于业务目的的保管和出于档案价值的保管[6] 其阶段划分标准是“档案职能”(the archival function)。但露西安娜·杜兰蒂(Luciana Duranti)认为,这不是对文件生命周期的重构,而是澳大利亚文件连续体模型(records continuum model)的另一种表述方式;[2] 我国档案学者则多将其视为软件/系统生命周期与文件生命周期的“糅合”。

以何嘉荪教授为代表的“四分法”

何嘉荪教授认为,以文件价值的变化规律为基础的“四分法”适用于电子文件管理,只不过有必要重新对它所界定的各运动阶段的精确含义作更深入一步、更过细的研究,注入新的理念,使之也能用来解释电子文件的运动。其中,第一阶段是文件的孕育形成阶段,即文件制作者从设想、设计,到最终草拟、制作、正式形成文件的过程,这个阶段又可以细分为“孕育期”和“形成期”两个运动层次。第二阶段是文件的现实使用阶段,即现行阶段,电子文件作为社会活动的工具,起着交流思想、表达意志、传递信息的现行作用,显示的是现行价值。第三阶段是文件的暂时保存(precaution)阶段,也就是某些外国学者所谓的“休眠”阶段。文件经过现实使用,其内容规定的任务完成或目标达到,现行性随之消失,一部分文件因而失去保存价值,遭到删除;另一部分仍有利用价值,于是进入暂存阶段。第四阶段是文件的永久保存阶段或历史阶段,第二价值也就是供整个社会利用的价值占绝对统治地位,并且主要表现为历史价值或科学文化价值。[7]

“五分法”

天津师范大学李福君副教授通过融合上述“三分法”与“四分法”,提出了电子文件生命周期的“五分法”,即电子文件管理信息系统的设计、安装、调试阶段,电子文件孕育、形成阶段,现实使用阶段,暂时保管阶段,永久保存阶段。[8] 此外,如果将何嘉荪教授的“孕育形成阶段”拆分为“孕育期”和“形成期”,就会形成五个阶段,因此,也可称为“五分法”。

UBC观点

以不列颠哥伦比亚大学(UBC)露西安娜·杜兰蒂(Luciana Duranti)为代表的学者从文件系统的可靠性真实性出发划分电子文件生命周期的各个阶段,具体分为生成(流转前)、(在中心空间的)文件保管(流转后)、分类保管期限的判定、保管利用处置保存、传播。[9] 虽然在该模型中,从形成者到保存者的责任转移变得模糊,但不应混淆基于形成者和保存者责任划分的文件生命周期的两个阶段。[2] 正如中国人民大学谢丽(Sherry Li Xie)教授所强调的,对于数字文件而言,文件生命周期只有两个阶段,即组织机构中的现行文件(records in organisation,or current records)和档案馆中的档案文件(records in archives,or archival records)。[10]

  

(数据)管护生命周期模型(数据)管护生命周期模型[12]
此外,也有学者将英国数据管护中心(DCC)的(数据)管护生命周期模型(如图1所示)引入电子文件管理领域,并对该模型做了细致的解读和分析。[11] 关于电子文件生命周期划分阶段的认知,都有其合理性,关键在于如何结合自身管理实践理解、应用这些理论模型。

作用和意义编辑本段

  文件生命周期支持文件管理实践已有数十年的时间,而且其价值并未随着电子文件的出现而降低,对于明确文件管理流程中管理主体的变更以及权利与责任的转移有着至关重要的作用。电子文件生命周期不仅为文件的分阶段管理和全过程管理奠定了理论基础,而且为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据,对电子文件管理具有重要的指导意义。而且前端控制全程管理思想在电子文件管理中实现了和谐统一。一方面,电子文件生命周期理论表明必须从档案管理的角度,在电子文件管理的源头进行有效的前端控制,这意味着档案部门及其人员介入电子文件生命周期的时机比纸质文件可能还要更早。另一方面,电子文件生命周期理论也表明对电子文件前端控制不能只停留在系统设计阶段,还应包括后续的形成和维护阶段。也就是说,只有在电子文件的整个生命过程中始终贯彻全程管理的思想,才能真正确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用[13]

 

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参考资料

[1].  Multilingual Archival Terminology[EB/OL].[2019-03-14].   http://www.ciscra.org/mat/mat/term/222
[2].  Luciana Duranti, Patricia C. Franks.Encyclopedia of Archival Science[M].Rowman & Littlefield, 2015:612-619.   
[3].  黄霄羽.论来源原则与文件生命周期理论的宏观区别与深层联系[J].档案学通讯,2003(2):8-11.   
[4].  黄霄羽.文件生命周期理论在电子文件时代的修正与发展[J].档案学研究,2003(1):6-9.   
[5].  冯惠玲,刘越男.电子文件管理教程(第二版)[M].北京:中国人民大学出版社,2017:15.   
[6].  International Council on Archives, Committee on Electronic Records. Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective. Paris: International Council on Archives, 1997.   
[7].  何嘉荪.论电子文件的生命周期[J].浙江大学学报(人文社会科学版),2001(4):101-109.   
[8].  潘连根.电子文件生命周期新探[J].浙江档案,2002(7):9-11.   
[9].  Duranti, L., T. Eastwood, and H. MacNeil. Preservation of the Integrity of Electronic Records.Dordrecht: Kluwer Academic, 2002.   
[10].  根据中国人民大学谢丽教授授课内容整理。   
[11].  程妍妍.电子文件管理理论的最新研究成果之一——国际电子文件生命周期模型[J].档案学研究, 2008(4):45-49.   
[12].  DCC Curation Lifecycle Model[EB/OL].[2019-03-14].   http://www.dcc.ac.uk/resources/curation-lifecycle-model
[13].  黄霄羽.外国档案管理学(第三版)[M].北京:中国人民大学出版社,2017:92.   

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