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电子文件管理

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Electronic Records Management(ERM)

定义编辑本段

       文件管理,是对文件从产生到最终销毁或移交档案部门的全过程的管理活动,其主要目标是要将组织中的文件数量保持到一个适当的数量限度,防止不必要的或无用文件信息的干扰,简化文件制作、传递、处理以及利用的程序,改进文件工作的组织、控制方法,保证文件完成现行效用后得到适当的处置,并通过经济地保管和利用文件信息,最大限度地提高组织管理的质量和效率。 
       电子文件的出现是一场记录革命,也引发了包括文件、档案管理在内的记录管理的革命。这场革命反映在管理技术、方法、体制、原则、理念等各个层面,不同层面之间相辅相成,互相关联,互相作用,其中任何一个方面的滞后都可能对管理目标的实现、管理系统的有效运转带来不良的影响。与传统的文件、档案管理相比,电子文件的管理具有相关因素多、各因素之间的相关度高、变量多、目标复杂、技术含量高、更新快等新的特点,从而对管理活动提出了更高的要求,需要在科学的管理思想和原则的指导下,从政策、制度与技术方法的不同层面共同采用新的对策。
       电子文件作为文件的一种形式,具有文件的基本特征,我国文件、档案管理的一般原则和方法对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作用。另一方面,电子文件又有许多不同于其他类型文件的特点,在其管理活动中还有其特有的原则和方法。
 

目标编辑本段

电子文件管理目标是确定管理原则、管理方法呵管理行为的基础,对政府电子文件的管理同样如此。

1、保证电子文件的真实性

电子文件的真实性是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件业务有效性和法律证据性的基础,是实现无纸化业务活动顺利开展、实现信息化的先决条件,是电子文件反映和证实机构历史真实面貌,构成社会价值,得以作为社会记忆长久保存的前提。

2、保证电子文件的完整性

完整性是实现电子文件证据价值、情报价值和长期可读的重要保障,不完整的电子文件往往不能证实自身的真实性,也不能如实反映机构活动的真实面貌。

3、保证电子文件的长期可读性

电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、解压缩、加密、解密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读,可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和价值的基础,如果文件不能顺利读出,文件中的信息便成为了“死信息”,再有价值的东西也失去了存在的意义。保证电子文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终。

4、促进工作效率的提高

电子文件是为了执行业务和管理活动而产生的,其基本职能是支持机构职能活动的开展。电子文件的管理应该和电子文件的产生、应用一样,继续服务于机构提高业务效率的目标。科学的电子文件管理应该具有发挥电子文件现行作用和保持其历史价值的双重功能,而这不可偏废,管理活动务必在二者间寻找平衡点,保持二者的高度统一。

5、方便查询和利用

电子文件管理系统和管理者是文件和文件利用者之间的中介,理应为利用者提高高质量的文件信息。查询和利用的过程正是实现电子文件信息价值的过程,因此,方便查询和利用是电子文件管理的重要目标。



原则编辑本段

为了在复杂多样的电子文件生成、运行环境中选择和实施有效的管理,全面实现电子文件管理目标,必须遵循一定的管理原则。

1、全程管理原则

电子文件管理必须遵循全程管理的原则,就是要在从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。电子文件的全程管理是一种全面的、系统的、过程的管理。

2、前端控制原则

前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容,它以文件生命周期理论为基础,把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障,这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的,在电子文件管理中更加重要。

3、集成管理原则

集成管理是指对管理要素的科学重组。电子文件的集成管理是将与电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互连与组合,形成具有要素群结构的管理体系的过程。集成管理可以增加管理体系的功能度,因紧密组合而减少疏漏,提高可靠性;可以增加相关作业的密集度,因减少重复而降低功耗,提高管理效率。

4、动态管理原则

动态管理是指对电子文件全程加以监控,以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求,以保证管理目标的实现。

5、注重效益原则

效益就是投入产出比,成功的管理应该有助于提高该项活动的效益。机构在电子文件管理中要注意对其全过程的投入和产出比进行分析,以此评价电子文件管理系统或管理过程的效益状况,力求使效益最大化。

模式编辑本段

电子文件管理模式是指有关管理体制、功能定位等规划性问题。按照管理场所不同,电子文件的管理模式分为两种:机构内部电子文件的管理模式和档案馆电子文件的管理模式。

机构内部电子文件的管理模式

1、对电子文件实行统一管理

机关文件、档案部门对电子文件实施管理的实质是统筹规划,统一控制,并不一定强求形式的划一,应采用与本机关情况相适应的管理形式。

2、实行文档一体化管理

从理论上说,文件档案一体化管理不仅仅是机构内部对处于现行期、半现行期电子文件的管理模式,也应该包括处于非现行期的电子档案。电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖全部管理过程的。

档案馆电子文件的管理模式

1、

集中式保管

集中式保管是指,将具有永久保存价值的文件(纸质或电子)送至国家指定或授权的机构、组织(通常为国家档案部门)集中保存,该类机构对其职能范围内的归档单位的档案工作进行领导、指导和监督,对其入馆档案进行实体和信息的双重控制。

2、分布式保管
分布式保管,又称分散式保管,是指各组织、机构中产生的文件(纸质或电子)不统一移交给特定部门,而将其留存于本机构内部(库房或信息系统),加以保管和利用,该模式的代表就是“匹兹堡大学方案”。

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参考资料

[1].  冯惠玲. 政府电子文件管理[M].北京:中国人民大学出版社.2004: 26-46.   
[2].  冯惠玲. 电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社.2001: 12-23.   

同义词

暂无同义词