中国人民大学信息资源管理学院
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真实性


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基本信息编辑本段

 中文:真实性

拼音:zhēn shí xìng

英文:authenticity 

定义编辑本段

国内观点 

1.刘越男提出,真实性指文件确系业务活动的真实记录,不是伪造的,也没有经过篡改或误改。真实性是确定电子文件正式交流工具的基础,是保证电子文件行政有效性和法律证据性的必要要求,也是构建人们对于电子文件信赖度的基石。真实的文件必须满足以下几个方面的条件:(1)形成者身份是真实的。参与文件生成、流转的人员可能涉及多人,每一个曾经操作过文件的人的身份都必须是真实的。(2)形成时间是真实的。文件形成过程中所记录下来的每一个操作时间都是真实的。(3)文件形成之后,其内容、逻辑结构和背景与其形成(处理完毕)时一致。需要注意的是,真实的文件并不一定与其原始面貌一模一样,它的物理结构(包括载体、显示、存储格式等)可以发生变化。[1]

2.冯惠玲认为,电子文件的真实性指电子文件由合法用户经合法程序生成或修改,符合其形成目的,是形成者活动的真实记录。[2]

3.GB/T18894-2002中规定,电子文件的真实性指对电子文件的内容结构背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。[3]

4.王平等人认为,电子文件的真实性决定文件的价值所在, 直接影响到文件的证据作用和法律凭证性, 主要反映在文件形成来源, 即形成单位、形成系统的可靠性, 形成过程的客观性和公正性, 以及传输过程的安全性这三方面。[4]

5.冯惠玲、刘越南认为,电子文件的真实性包含形成过程和内容两个方面。所谓过程的真实性,是指文件根据法定程序形成和运行,与其形成目的和既定运行状态一致,在形成后的整个生命周期中保持不变,需要在电子文件管理的全程予以保障;所谓内容的真实性,是指文件内容准确反映了记录对象的当时状态,与形成时的原本含义一致,主要在形成阶段予以保障。[5]

6.张宁认为,电子文件真实性本质上是指电子文件具备某些外在要素特征(如发文目的、形成者或发送者、发送时间等)的完整性和合规性以及管理活动(如形成、接收、传输、保管等)的连续性和可控性,从而赋予电子记录以文件档案的身份,并可作为凭证使用。[6]

国际观点

1.InterPARES 2 中对电子文件的真实性做了以下说明:文件作为记录的可信赖性;即文件的质量,即其声称的质量,并且没有篡改或腐败。

The trustworthiness of a record as a record; i.e., the quality of a record that is what it purports to be and that is free from tampering or corruptio.[7]

2.ISO 15489中的真实性要求符合下述三个条件:文件与其制文目的相符;文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合;文件的形成或发送与其既定时间一致。为了确保文件的真实性,机构应该执行并记录文件管理方针和程序,便于控制文件的形成、接收、传输、保管和处置,从而确保文件形成者是经过授权和确认的,同时文件受到保护能够防止未经授权就进行增、删、改、利用和隐藏。[8]

3.A condition that proves that a record is genuine based on its mode (i.e.,method by which a record is communicated over space or time), form (i.e., format or media that a record has upon receipt), state of transmission (i.e., the primitiveness, completeness, and effectiveness of a record when it is initially set aside after being made or received), and manner of preservation and custody. 一种证明文件是真实的条件,该条件基于其模式(即,文件在空间或时间上传输的方法)、形式(即,文件在接收时具有的格式或媒介)、传输状态(即,记录在被制作或接收后最初被保留时的原始性、完整性和有效性),以及保存和保管的方式。

4.InterPARES项目的术语字典中的解释如下:真实性是指记录(record)作为文件(record)的可依赖性,也就是,文件文件与它所声称的一样,没有被篡改或误用过的一种品质。[9]

电子文件真实性面临的挑战 编辑本段

1.过于偏重于技术上的实现而忽略了电子文件的文件和档案属性,从而导致电子文件作为查考和电子证据的价值受到损害。
2.关于电子文件的立法以及国家方针政策的制定都还有待完善,电子文件与纸质文件的差异要求电子文件的管理不能遵循传统的文件管理制度。尤其是全程管理的理念需要在立法和机构的流程上得以确定。
3.技术和业务流程的标准体系还有待健全。首先,软件和硬件的标准要根据文件管理的需求做出具体规定。其次,标准要是可实现、可执行的。再次,标准必须在业务执行中得到执行。
4.电子文件管理的相关教育和培训都还有诸多不足。在技术管理和文档专业管理这两方面的培训是必要的。
5.在全世界范围内,尤其是发展中国家,需要一定的战略计划来实现利用有限的资源管理电子文件及其真实性。[10]

保证电子文件真实性的困难编辑本段

1.电子文件信息的易更改性。在电子文件形成、流转和使用过程中,如果不采取控制措施,极易不留痕迹地改动文件信息
2.技术措施的不配套。如未普遍采用数字签名技术、元数据捕获、运行过程追踪审计等
3.电子文件信息的软硬件依赖性。由于软硬件平台的不断升级,为保证电子文件信息的可读性,通常需要对文件适时迁移,以适应新的运行环境,而迁移过程可能造成文件某些信息的变化和丢失,影响电子文件的真实性。[11]

电子文件真实性的保障措施编辑本段

1.电子系统中文件真实性永久保障国际合作项目(InterPARES)提出的解决方案包括事前控制、跟踪记录和事后审查等过程性措施,分别针对现行文件、半现行文件和非现行文件的阶段性措施,基于政策、方针、程序、制度、标准的管理框架和基于系统软硬件环境、加密、签署、认证的技术框架等。该项目就电子文件真实性维护和认证的主要措施有:第一,确认不同类型的电子文件中哪些要素对于保证电子文件的长期真实性是至关重要的,以便对这些要素加以记录和保护。第二,将电子文件中用户不可视的部分变成可视的,并通过与文件的智能链接使可视性得到固定。这里不可视的部分主要指元数据,或决定文件运行质量的物理元素等。第三,在上述措施不能奏效时,考虑是否有可能将该文件转换成非数字式文件。第四,对文件的迁移采取自我认证和自我记录的方法和不间断的物理管理。[12]

2.InterPARES 1 的成果《真实性电子文件的长久保存——InterPARES项目研究成果》中的《真实性小组工作报告》指出:“(1)评估电子文件的真实性需要验证其身份和完整性。身份主要是指电子文件区别于其他电子文件的特征,如作者、成文时间等。完整性则涉及文件的安全性和稳定性。(2)电子文件被作为档案进行保管前必须根据规定的步骤和程序鉴定其真实性,在移交到保管部门后要采取一定措施维护真实性。(3)要建立电子文件真实性的基准和最低要求的概念性框架。(4)为流转的电子文件评估其真实性建立特殊基准要求的概念性框架,主要是为了应对电子文件在流转过程中面临的真实性遭遇破坏的风险。(5)提出先假定电子文件真实性存在,然后根据对背景和信息进行的分析和比对,对电子文件展开专业鉴定,或是通过第三方的证明验证电子文件真实与否。”[13]

3.我国国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)对保证电子文件的真实性提出了四项安全防护措施:第一,建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制;第二,设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等;第三,对电子文件采用防错漏和防调换的标记;第四,对电子印章、数字签署采取防止非法使用的措施。

4.可从技术措施和管理控制两方面入手。
技术措施主要有安全网络、用户身份识别、权限控制、数字签名、时间戳、区块链等方式。
管理控制主要有全程著录和他证等方式。

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参考资料

[1].  刘越男.建立新秩序—电子文件管理流程研究[M].北京:中国人民大学出版社,2005:138-139.   
[2].  冯惠玲等.电子文件风险管理[M].北京:中国人民大学出版社,2007:297.   
[3].  中华人民共和国国家标准:电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)   
[4].  王平,李沐妍,姬荣伟.基于区块链技术的电子文件可信保护框架研究[J].档案学研究,2019(01):101-107.   http://kns.cnki.net//KXReader/Detail?TIMESTAMP=636894591910613750&DBCODE=CJFQ&TABLEName=CJFDTEMP&FileName=DAXY201901016&RESULT=1&SIGN=%2fhYWUgZNWrXCgGbX5%2bsUsb
[5].  冯惠玲,刘越男等.电子文件管理教程(第二版)[M].北京:中国人民大学出版社,2017:31-32.   
[6].  张宁.电子文件真实性的再认识[J].档案学研究,2012(4):12-16.   

同义词

暂无同义词