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电子文件管理系统功能需求

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functional requirement of ERMS 

功能需求 编辑本段


1. 计算机领域将“功能需求”定义为:
系统面向应用时所应具备的各项功能,指软件系统最终所提供的系统服务。功能需求通过需求说明书在系统设计之前被提出来,是软件开发过程中非常重要的一个环节,它为高质量软件产品的开发奠定了基础。
2. 澳大利亚国家档案馆词汇表将之定义为:
系统履行其职责并支持用户完成与该过程相关的任务所需的描述。

电子文件管理系统功能需求 编辑本段


电子文件管理系统功能需求,通俗来讲,是指电子文件管理系统为保证自身的可靠性、完整性、一致性、全面性和系统性,进而保证进入其中的文件的真实性、可靠性、完整性和可用性所应具备的功能。电子文件管理系统功能需求,是对电子文件管理系统所应具备功能的基本要求,它既能为用户设计开发电子文件管理系统提供需求参照,也可对已有电子文件管理系统进行功能评估。

《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194)中规定的基本功能要求包括文件管理配置、文件管理业务(包括捕获、分类组织、鉴定处理、统计管理、存储保管和检索利用)、安全管理和系统管理方面的要求。

联合国文件与档案管理部(United Nations Archives and Records Management Section,UNARMS)作为联合国文件与档案管理的权威机构,曾在其《文件保管系统功能需求》中提出如下定义:
文件保管系统)功能需求是建立可靠的文件保管系统所需一系列必要的、推荐性的通用功能性需求。这些需求对研发管理电子文件的‘文件保管系统’大有裨益。广义上的功能可以分为:文件分类;文件捕获、生成和管理;查询、展现和显示;保管和处置;利用控制;审计;报告;有用性;设计和执行;标准遵从。此外,需求还要区分“强制”等 必要性等级。”
注:关于通用的功能需求,亦有学者总结如表1所示。

表1-电子文件管理系统功能设置

 1.捕获和归档
6.检索和利用
 2.分类
7.安全和存取权限控制
 3.鉴定和处置
8.日志和审计
 4.著录(元数据管理)
9.报表设计和制作
 5.存储和保护
——


要注意的是,电子文件管理系统的需求分析要涉及两方面:
第一,文件管理需求——明确机构在各项业务活动中需要生成和保存哪些电子文件,以及相关的管理要求。
第二,系统功能需求——明确电子文件管理系统应该如何捕获、存储和管理电子文件,并将这些需求以一种准确、清晰和易于技术实现的方式表达出来,以备系统设计开发人员使用。
在此过程中,系统功能需求应该是在文件管理需求基础上结合软件特点提出的,可以提交给开发人员,直接指导系统设计开发的文档。

相关研究编辑本段

国际上对电子文件管理功能需求的研究机构较为知名的包括国际档案理事会(ICA)、 澳大利亚、英国和美国等国家的档案管理机构、欧盟、国际标准化组织(ISO)、国际信息与影像管 理协会(AIIM)等,形成了若干电子文件管理的系统功能需求规范。其中较具代表性的有: 

  1. 美国国防部:DoD 5015.02-STD《电子文件管理软件设计评价标准》 (Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard )
  2. 欧盟:《电子文件管理通用需求》(Model Requirements for the Management of Electronic Records)
  3. 英国国家档案局(PRO) :《电子文件管理系统需求》(Requirements for Electronic Records Management Systems)
  4. 澳大利亚国家档案馆:《电子文件管理系统软件功能规范》(Functional Specifications for Electronic Records Management Systems Software,以下简称NAA)
  5. 澳大利亚维多利亚州档案馆(PROV):《澳大利亚维多利亚州电子文件策略(VERS)标准,规范 1:保存电子文件的系统需求》(PROS 99/007  Specification 1: System Requirements for Preserving Electronic Records)
  6. 联合国文件与档案管理部(UNARMS):《文件管理系统功能需求》 (Functional Requirements for Recordkeeping Systems) 
  7. 国际档案理事会(ICA):《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》 ( Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environment,ICA-Req)
  8. 挪威国家档案馆:《挪威公共管理机构电子文件管理系统功能要求》

国内相关研究项目多未公开,目前公开得到消息的是:2008年12 月17 日, 由北京市档案局承担的《办公自动化系统电子文件归档管理功能需求研究》课题顺利通过国家档案局技术部组织的评审。 

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参考资料

[1].  张建成,田青,李刚,董火民.软件工程需求分析方法探讨[J].信息技术与信息化.2007(6):74-77.   
[2].  National Archives of Australia.Glossary[EB/OL].   http://www.naa.gov.au/records-management/glossary/
[3].  胡雨.电子文件管理系统捕获需求规范研究[D]. 中国人民大学,2008.   
[4].  冯惠玲. 政府电子文件管理[M].北京:中国人民大学出版社.2004: 81-85.   
[5].  United Nations Archives and Records Management Section.Functional Requirements for Recordkeeping Systems, 2004[R/OL].   http://secint33.un.org/unarms/doc/arms_functionalrequirements_standard.pdf
[6].  [1]张晓娟,胡文佳,陈诚.电子文件管理系统需求标准化的国际经验与启示——基于MoReq与ICA-Req的分析[J].情报理论与实践,2015,38(04):57-60.   
[7].  《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194)   
[8].  钱毅.《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194)解读[J].北京档案,2018,(6):23-28.   

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